总第110期2004年10月28日
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浅析具有锦程特色的行政工作　　　　　　　　　　　文/金蕊
　　

　　春去秋来，不知不觉中我来到锦程已有半年的时间了，在这半年的时间里，对行政工作，尤其是具有锦程特色的行政工作也有了一些认识，希望能够与大家一起分享。

　　我刚接触行政工作的时候，别的没感觉，就是感觉特别忙，每天总是忙忙碌碌，有时，忙的连饭都吃不上。可是，过后想想，自己都忙些什么？不知道。我想大多数人，在开始阶段都有我这样的感受吧。其实，经过时间的积累及接触的逐渐深入，行政工作说白了都是一些固定的工作。我记着孔总曾经说过，行政工作概括起来有六个字：办会、办文、办事。所以，我想今天也围绕这六个字来谈一谈。

　　一、    办会：
    
　　1、锦程集团会议的类型分为定期与不定期的，定期会议有：办公会议（每周五），月度工作总结会议（每月一次），月度经济分析会议（每月一次），分支机构的年会（每年一次），董事局董事会议（每年至少两次）；不定期会议有：专题会议（研讨性会议）。

　　2、关于会议，我个人认为，分为三部分：

　　（1）会议开始前的各项准备工作。会议的准备程序是：首先由申请人提出开会需求报到人事行政本部，同时，将开会内容以电子文档形式发送到人事行政本部，由人事行政本部于开会前发送到各位参加会议的人员处，以便在会前对开会内容有大概的了解，节省会议进行中的思考时间，缩短开会的长度；其次，由人事行政本部安排时间及会议室并由人事行政本部打印会议通知单（会议通知单包括：开会时间，地点，参加人员，会议议题）；然后，由人事行政本部将会议通知单发到各位与会人员的手中；第四，人事行政本部在开会前半个小时做好会前准备（包括会议室、电脑、投影仪、桌椅、录音笔、白板、白板笔等相关设施）。

　　（2）会议进行中的文字记录工作。在会议进行中，记录人扮演着不可获缺的角色，我认为，作为会议记录人员要做到三快：记录的笔速快、理解的速度快、思维的转换快。记录的笔速快：就是记录的速度快。虽然我们不是学速记出身的，但在记录上可以使用一些符号，或省略语。如锦程用jc,集团用jl,分支机构用分，等等。这样，能够节省时间，否则，书写的速度远远赶不上口述的速度，就无法做记录了；理解的速度快：由于大多数会议都属于讨论性质，在会上大家都是你一言，我一语的，说话也是就该问题怎么想的就怎么说。而作为会议记录人员，不仅要记录每个人所说的主要观点，尤其要理解说话人想要表达的意思，理解速度要快，否则，下一个人，都在发表自己的观点，你还在琢磨这个人到底说的什么意思，以后的事肯定什么都不知道了；思维的转换快：在讨论性的会议中，记录人一定要将自己的思维频繁的在与会人员中进行转换，抓住谈论者的中心思想。有时，谈论者想说明自己的想法，但不知用什么词语，就说了一堆无关紧要的话，绕了一大圈，才入到正题。而记录人，要迅速的将思维转换到正题上，否则，会随着谈论人不知跑到哪儿去了。

　　（3）会议结束后的文件整理工作。对于会议结束后的会议纪要整理工作，也是非常重要的。我认为会议纪要在记录内容上有几项必要的要素：开会的时间、地点、与会人员、议题、主要内容等。在格式上，我们对于会议纪要制定了专门的规范。另外，在会议纪要的整理方面，我也有自己的一些想法。我认为，会议纪要的记录要抓住会议的主题，抓住与会人员所要表达的中心思想，不能一字不漏的将发言人的话全部记录，连语气词都不落。另外，要注意归纳同类，因为有时可能几个人说的都是同一个意思，就注意要把相同思想的发言归纳到一起。而且，要注意条理清晰、语言流畅、使用规范的书面语言，要知道你写的会议纪要是给别人看的，不是读给自己听的，要让人理解并能领会会议的主题思想，以至于融会贯通，但切忌不要记流水帐。

　　由于锦程新开通了信息管理平台，因此，每次开会后，会议纪要除打印、装订、归档外，都要挂在网上，供锦程员工浏览。我们的要求是在会议结束后的两个工作日内，将会议纪要挂在网上，以便广大员工能够随时了解公司的各方面动态。

　　二、办文：

　　对于办文，每一个行政工作人员都是再熟悉不过了，因为我们每天要与大量的文件打交道，而且，处理各种文档，也是行政工作重要的一部分。单就锦程而言，目前主要处理的文档有上报文件、红头文件、各种对内（对外）的报文、需要各部门传阅的文件、收集的文件、合同等众多文件。这些文件涉及到撰写、收发、传阅、登记、盖印、管理、归档等。对此，锦程特制订了处理文档的流程，以及各式文档所附的表单。

　　在文件撰写方面，我们对于文件的撰写也制订了相关的规范，从使用纸张的大小、到使用字体的字号、字型、粗细、颜色、行距的大小、页眉页脚等各方面，都有了一定的要求。这样，促使文档格式更加规范、整齐，这也代表了锦程企业文化的一个方面。

　　在文件的处理方面，我觉得要做到及时、准确、完整、保密 。及时也就是处理的及时，不积压文件，做到文件在24小时内处理完毕，以免耽误时效性。当然，特殊情况，也得特殊处理。准确是指在文件处理方面，具体涉及到哪几个部门，哪些方面，自己头脑中应有准确的定位，不要乱发送。完整是指保持文件的整体性，不能送来4页文件只返回3页，要始终保持清醒的头脑，事务再繁忙，也应有序的工作。由于文件处理人员要接触所有的文件，因此保密对于文件处理人员是最重要的，避免公司内部信息的外漏。

　　文件的归档，是文件最后的阶段，也是最重要的部分。每个企业在这方面都配备了专门的档案管理员，可见，其重要性。我认为，文件的归档主要注意的是归纳同类。归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，公司的所有文件应定期的进行立卷归档，同时，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，并做好相应的登录工作，便于保管和利用，为以后文件的查找提供方便。

　　三、办事：

　　行政事务的繁忙性是人所共知的，这其中涉及到对领导，对周围员工，对外界联系部门等方方面面的交流。如何做到领导满意、同事满意是很不容易的事情。在办理事务方面，除了办事能力之外，沟通是最主要的。办事能力的提高，一方面与接触的环境、人文、身处社会的时间长短等客观因素有关，另一方面与个人文化程度、素质等主观因素也有关。客观因素是我们自身无法改变的，只有多学习、多接触外界事务，从主观方面提高自己的认知程度及办事能力，才能有效的进行事务的处理。沟通方面，我认为，构成沟通的四项因素是信息的传递者，接收者，信息和环境。这四项要素对沟通都很重要。当我们传递信息时，由于外在环境的千变万化，而且随时都在改变，要懂得随着环境的变化，变换不同的沟通方式。对于信息的传递者与接收者，对于信息的感兴趣程度不一样，因此，对信息的理解程度也是千差万别。当我们作为信息的传递者时，要注意传递信息的准确、清晰，首先我们自己要理解信息的内涵，其次在传递过程中，要注意让信息接收者明白我们所要表达的内容，不能光自己明白就可以了，要知道，你所说的是要让对方清楚，一定要把握这一点。当我们作为信息的接收者时，要注意具有良好的聆听能力，及迅速的理解能力，在聆听别人说话时，头脑中要积极地寻找我们将要表达的方式及内容，不能不懂装懂，人云亦云。

　　行政工作的确是一项非常具有挑战性的工作，它对于一个人的各项综合素质要求比较高。经常听人说，行政工作做好了，没有人说好，只要不挨批评就行了。虽说这句话比较偏颇，但确实说出了行政工作的不易之处。如何在行政方面做好，做出成绩，让领导、同事及方方面面都满意，的确是不容易的，在这方面，我们需要不断的充实自己，以各种知识丰富自己的头脑，提高自己的能力，才能使自己立于不败之地。

　　　　　　　　　　　　　　　（金蕊：锦程国际物流集团人事行政本部。）
加入时间：2004/10/28 14:32:00 阅读次数：1507