总第217期2013年10月01日
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执行的力量——锦联集团的工作方式和方法分享/冯新梅
    很高兴能够给大家做一个有关执行力方面的分享会，有关执行力的培训和课程在网上有很多，各大培训名师也讲过很多，培训方式也相对成型，是基础素材比较充足的一个课程，应该说这个课程不难讲；但是就是因为大家对这类培训太熟悉了，讲起来反而不容易，而且大多数的执行力培训会以世界500强作为示例，大家会觉得我们跟那些企业还有差距，没有切身感受。所以此次分享会，我们就从锦联或者锦程的自身情况出发，运用内部实际案例让大家更容易产生共鸣，更易于接受。所以我们此次分享会的另一个副标题是，锦联集团的工作方式和方法分享。
    在座的主要都是锦程的中层，中层是一个企业的中流砥柱，负担着承上启下的职责，承上方面主要为向领导汇报工作以及按照领导的要求完成工作；启下方面主要为向下属安排工作并落实工作执行情况。这四项工作有口头上的也有书面的，形式有所不同，但思考问题的方法和逻辑是共通的。在分享环节中希望大家能够多对号入座，多自我反省自己，也希望能够通过分享给大家带来借鉴。

    首先、从向领导汇报工作开始，这里有四个关键词：
1、逻辑  
    逻辑一词在网络词典的解释有三层意思：一是客观事物发展的规律；二是思维的规律性或规则； 三是某种特殊的理论、观点或说法。我觉得用在管理或者汇报工作上，逻辑就是归纳、有序、总结；是用有条理的方式叙述事情情况、给出解决方案；是让人循序渐进认同你观点，让你的观点站得住脚的方法。
    在向领导汇报工作中有书面汇报和口头汇报两种，书面汇报又以报文请示和报告编写最能够体现逻辑性。
    以报文请示为例，在结构上一般采取总分总的形式，请示的开篇第一段就阐述请示原因以及要请示的内容，让领导在阅读第一段的时候对整个报文内容有一个概括的了解；接下来在主体部分再阐述细节和支持内容，这些内容要有一定次序或者分类，例如以时间顺序、主次顺序或者不同分类进行展示；如有更为详细的支持文件或者数据底稿可以以附件的形式进行展示；结尾的段落再次明确提出请示的内容。这是逻辑在报文请示上的体现。
    报告编写的逻辑要求较报文更为严格。例如一份报告的开篇内容要概括报告编写的目的、分析方法和步骤、初步结论，在开篇中浓缩报告的梗概；正文各章节内容要明确、标题突出，章节之间有高度的相互关系。正文中的各级标题应该根据章节内容需要采取简洁型或描述型，简洁型的标题例如“项目区位”“企业优势”，如果用描述型标题来编写上述标题的话就可以写成“项目区位处于核心区域、交通便利”“企业具有丰富的开发经验”。简洁型的标题让读者知道该章节所写内容的类型，而描述型标题让读者知道该章节内容的概括，两种标题各有利弊，一种简洁硬朗，另一种营销效果突出，可以根据报告读者的不同采用适合的标题方式。在正文章节的编写上，每一段的第一句话要概括全段内容，并且与该章节的标题相呼应，每一段的最后一句话要得出全段的结论，并引出下一段，或者能够对本章节的总体结论有支持和推导作用。报告的最后一段是由各章节的结论共同推导出的整体结论。

2、简洁
    在网上有一篇文章总结了一下年薪百万的管理人才所需具备的重要能力，一共有12项，排在第四位的就是简洁的文书编写能力，可见简洁对于成就事业和职业发展还是非常重要的。领导层的时间是非常宝贵的，一般都没有时间阅读冗长的文书。因此，学会编写简洁的文字报告和编制赏心悦目的表格就显得尤为重要。即便是再复杂的问题，也能将其浓缩阐述在一页A4纸上。有必要详细说明的问题，再用附件形式附在报告或者表格后面。让高层仅仅浏览一页纸或一张表格便可知道事情的概括。如其对此事感兴趣或认为重要，可以通过阅读附件里的资料来了解详情。这里我要说的是，领导的时间很宝贵的，他要快速的处理很多事情，做很多决策，当然越了解情况所做出的决策就更为准确，但是缺少了效率；而不了解事情的本质又会做出错误决策。所以我们向领导汇报时就要掌握这样一个简洁度，只汇报事情的重要信息，汇报那些能够支持领导做出决策的信息，汇报领导关心的内容，而与决策无关的细枝末节不要一一述说，否则领导就被淹没在大量的繁杂信息之中无法做出高效、正确的判断。
    我认为重视简洁将会在三个方面产生良性效果。第一是能够去除繁杂信息、重点突出。第二是能够节省时间、提高效率。因为一件叙述简洁的事情更容易让人抓住重点，而一件事情被过多繁杂信息所包围，事件的重点就会被无用信息所冲淡，降低了获取信息的有效性和效率性。第三是通过简洁的文书编写能够提高个人的归纳总结能力，提升个人的职业技能，为未来的职业发展打下良好的基础。
    希望大家在文书的编写上能够体现归纳、总结和凝炼这三点。在日常生活中锻炼自己将一本厚书读薄，将复杂的事情讲简单，以此来提升简洁和归纳能力。

3、细节
    我给大家展示了几张据说强迫症看了之后就会抓狂的图片，不知道大家的感受是怎么样的。英特尔前CEO安迪格鲁夫曾经写过一本书名为《只有偏执狂才能生存》，有的时候就是要对工作细节达到偏执的程度才能成就事业。一个对细节没有要求的人、一个对错误视而不见的人是无法严格要求自己，也无法对工作和下属提出高标准工作要求的。
    我给大家展示一个我来到锦联集团做的第一个PPT，我的领导一一给我指出该文件中的问题，后来我自己总结了一下有这样几个问题：1、全篇内容用了近十个字体，十余种字号；2、标题所处的位置不统一；3、每段的项目符号不统一。这是我来到锦联之后上的第一堂有关细节的课，让我受益终身。
    可能在座的各位看完了之后会有这样两个疑问。一是觉得这种对细节的追求过于吹毛求疵了，我有核心能力就够了，还要这些细节干什么？我举个例子大家体会一下。我们在财务系统或者电子商务系统的采购前期需要各专业公司来做产品演示，这些专业机构的展示PPT配色专业、制作精良、细节完美，展现了公司的专业能力，让采购商对其专业性信服。而如果一个信誓旦旦说自己具有非常强的核心专业能力，但是展示PPT却错漏百出的企业，怎么能让人对他的专业性信服呢！二是觉得这种对细节的修改会浪费时间。我需要告诉大家的是当注重细节逐渐成为你骨子里的东西，你做出来的工作自然而然的就细致了，效率也没受太大的影响，但是效果就大不相同了。


4、解决
    领导最怕什么样的汇报工作方式，我总结了一下，主要有以下三种：
（1）汇报没有重点，东一句西一句，叙述问题没有条理性，这属于我们前述的逻辑问题。
（2）汇报工作说的细节太多，示例雷同，没有总结和归纳，这属于逻辑和简洁问题。
（3）汇报工作全是问题，就是不知道下一步该怎么办，这就是这一小节所要讲的解决问题的能力。
    解决问题需要做一定的准备工作，并形成良好的职业习惯。首先需要做的基础工作是全面了解问题的情况，对于共性问题进行归纳和总结，并找出了问题的症结；完成基础工作之后下一步的操作方面，及格的做法是做过一些工作去解决或者改善问题；良好的做法是找到几种解决方案，但是这几种方案各有优劣势问题，不知道该选择哪个方案去做；优秀的做法是对几种解决方案的优劣势进行对比，确定最佳解决方案，提出下一步的操作计划及建议，请领导决策。
    这里就引申出了提高解决问题能力的原则：（1）能让领导做选择题的不要让领导做问答题；（2）能让领导做是否题的不要让领导做选择题；（3）努力解决掉自己层面需要解决掉的问题；（4）坚持核心原则，灵活处理细节因素。
    在解决问题这个话题里，要简要的讲一下做事的原则性和灵活性，希望有助于提高大家的做事效率。如何平衡原则性与灵活性呢，我认为应该掌握这样的一个原则，就是在大局问题上要原则性强，是非清楚；在无关大局的枝节问题上，可适当妥协；而判断是事件大小要以目标为导向，以对目标影响的大小作为判断依据。

    其次、我们讲一下如何安排工作和完成工作。
    在安排工作过程中有两点是非常重要的：第一、责任人要明确。如果不说明谁负责、谁辅助，则会导致工作互相推诿。第二、工作要交代清楚。不要为了节省时间，而忽略交代工作的要素，你所节省的这十几分钟，会在后续的工作中给你加倍的找回来。
    这就引申出了我们的另一个关键词和交代工作的方法。

5、责任：
    责任是指你对一件事情的担当，我们各位中高层在做事情的时候或者要求下属的时候就要明确一件事情由谁来负责。明确了责任之后，执行这一工作的人就要担当起这件工作的牵头作用。能够由你解决的事情就要在你这里解决，需要由你协调其他部门或者外部力量的，要在你这里就达成一致，能够通过领导协助或者协调的，要借用领导的力量，三步工作都做完了之后再去向领导汇报现在所遇到的问题，未解决的事情，听听领导的意见，而不是在执行过程中遇到一个问题咨询一次领导，这样才能够保证各层级问题在各层级得到解决，最后达到领导那里的只是少量的核心问题。在不同的层级要形成大中小不同的协调枢纽，而不是将所有矛盾和问题都集中到高层领导那里。

    交代工作和完成工作要包括以下五个要素：
（1）为什么做：明确做这件事情的必要性，这能够提高下属对于工作的重视程度，也有利于提高下属的工作积极性。
（2）要达到的效果：是为了明确工作要求和工作目的。这样才能形成明确的工作要求，成为检查工作完成情况的标准，而下属在工作过程中也可以不断的修正工作方向，按要求完成工作。
（3）怎么做：首先确定准备工作和资源需求。如需沟通和支持的，要先做沟通交流，布置其他部门相关支持工作；对本部门的工作，要交代清楚，有时甚至需要将工作步骤或者提纲提前准备出来，交代给下属。
（4）谁负责：明确责任人和配合人员
（5）完成时间：明确完成时间
    在安排工作怎么做的方式上也有两种：一种是你要求你的下属按照你的要求严格执行的工作，这种工作不需要创造力，你要知道这项工作怎么样去做，然后把你的要求细致的描述出来，下属按指令操作；另一种是你需要下属去了解情况，并根据情况拿出解决方案，这种工作就需要创造性，并给予下属一定的发挥空间。
    再次、我们讲一下如何落实工作。

6、计划
    这里所指的计划包括三层含义：一是对工作各节点的完成情况进行预估；二是对工作完成时间和完成效果的监督和落实；三是对完成工作所需资源的预估
    按照四象限时间管理方法，工作按照优先顺序分为四个类型：A、重要、紧急；B、重要、不紧急；C、不重要、紧急；D、不重要、不紧急。多数人都认为自己是按照这种顺序安排工作的，但是实际情况往往是相去甚远。主要的原因可能有如下四个：1、由于要事难度大，一拖再拖；2、由于非重要事紧急、难度小，次序优先3、由于重要不紧急的工作周期长，一拖再拖；4、由于要事重要，拖到不能再拖的时候，应付差事。所以希望大家对于自己的工作顺序和工作时间进行一段时间的记录，然后有针对性的对你的工作计划和执行次序进行调整和改善。
    另外在计划执行中要重视效果，对于个人的工作要时刻问自己“我给公司带来了哪些贡献？”。以应收账款为例，该工作是排在A级任务的，制度要求每周催收。同样的问题不同的人可能结果就不同。有的员工迫于制度要求，挨到最后打个催收电话，走一下形式，对方说一些借口，马上就草草的挂了电话。这种工作就属于典型的应付差事。有的员工会先了解应收账款形成的原因，有针对性的制定催收方案，对于此次电话要达到的效果非常明确。这种工作就是有计划和有效果的。
在日常工作中，对于一些长期重点工作要制定专门的时间表，对进程进行监督和执行，确保工作按计划进行。

7、反思
    反思是指对于工作完成后的思考和经验总结，如果一个人对于自己的工作不进行思考和总结，就不能够快速成长和少犯错误。可能有的人会觉得我做完一项工作，所有经验教训和总结都已经内化为我以后的工作要求了，为什么还一定要总结呢。首先人的记忆是逐渐衰减的，时间长了细节就不清楚了，另外也不利于经验分享和经验积累。有的人犯一次错误，以后就不会犯同一类型的错误，而有的人经常在同一个问题上跌跟头，这就是反思总结所带来的差别。
    通过反思和总结你可以提高你个人的经验和技能，也可以通过分享的方式，让其他同事都少走弯路。只有这样才能让整个团队的效率提高上来。一个每人效率为90%的20人团队，和一个每人效率为95%的团队，他们的整体效率差距绝不是五个百分点的差别，而是两者20次方的差别，这个差别相差三倍。因此反思是提高团队效率的最佳方式之一。

    最后、我们讲一下对工作的其他要求。

8、学习
    学习是指你对于一项事务的好奇心和专研精神，是一种不把问题搞清楚就不善罢甘休的精神。如果你对于本职工作以外的本公司其他工作没有任何了解，也没有了解的兴趣，对于能够提高你工作技能的知识没有学习的欲望，我希望你能从现在开始多一点好奇心、多一点求知欲。不要想当然的认为某些工作应该是其他部门的事情，应该是领导去想的问题。因为如果你遇到事情能像一个领导一样去想问题，你离做领导就不远了；反之你认为我就是一个员工，没必要操那份心，我告诉你，你永远都会处在你现在的这个水平上。一个人两到三年前所作的努力决定了今天的你做什么，如果你几年来都没感觉到自己有所提升，那就好好回顾一下，是不是你这几年的工作状态也没有改善呢。

9、吃亏
    中国有句老话叫“吃亏是福”。有些人总是不能深入理解这句话的含义，在工作上面斤斤计较，这样的人反而是吃了大亏的。而能吃得了亏的人才是真正有大智慧的人。在领导安排完工作之后经常会听到这样的抱怨：“这不是***的活吗？”  “为什么让我来做这个呢？”
    我觉得遇到多干活的事情千万别埋怨，因为领导让你做本职以外的工作是要满足两个条件的：一是这一工作不是明确归属于某部门，或者某部门现阶段没有时间做这件事情，或者没有能力做好这件事情，这恰恰是给了你展现自己的机会；二是领导认为你能够胜任这项工作，并且愿意冒风险让你来尝试，使你快速成长。
    所以如果你觉得我现在工作很累，需要做很多本职以外的项目工作或者协调工作，我觉得你应该感到庆幸，因为你现在的付出都在给你积攒能量，能量积攒到一定程度的时候，就是你发展的时候。

10、传导
    传导是指每个人的传导能力。希望大家能够适时的成为优良导体或绝缘体，这句话看起来是矛盾的，但是在不同的情况下就是合适的。
    曾经有一位领导讲过，企业文化就像水滴落入水中溅起的涟漪一样，中心的震荡力量最强，越往外力量越弱。所以越是距离领导近的人，越能够接触到企业文化的根本，而这些人要做好导体工作，使企业文化在通过自身的时候不减弱，将文化传导给身边的人，让更多的人能够接触到我们的企业文化。除了文化的传导要做优良导体，把工作要求不减弱的传递下去，也是一样的道理。例如董事会对锦程有一项工作要求，提出了完成时间和完成标准，参会的高管就有义务将这种要求分解贯彻下去，不打折扣的完成各部门工作，决不能在你这一个层级降低工作要求，因为随着层级增加，要求的不断降低，最终完成的工作将与当初的要求大相径庭。
    所以说优良导体是指对企业文化和工作要求的传递，那么相反的我们对于负面情绪就要做绝缘体。有的时候我们对于高层的决策存在异议，这种情况下就要求我们认真领会高层的想法，吸收和消化决策内容，只有你自己首先接受了才能在传达决策的过程中不带有负面情绪。如果在工作中遇到了带有负面情绪，请不要传递负面情绪，对于负面情绪进行安抚和鼓励，提升正能量，对于存在的问题，只传递问题、寻求解决方案，而不传递负面情绪。
    那为什么有时候领导的决策我们不理解呢？就好比我们走入迷宫中，面前有三条道路，从基层的角度来看，由于深陷其中看到中间的道路平坦而宽阔，应该走这条路；中高层站在高地上，看到左侧的路更利于我们目标的达成；而投资人站在更高的层面，左侧的路可能前面顺畅，距离目标更近，但是最后的障碍无法逾越，而右侧的路虽然前段险阻，但是确实真正能够达成目标的路途。因为站得高、看得远。由于我们所处的位置不同，基层是以基层为出发点看待问题，做出对基层最优的决策，而高层做出的是对整个集团长远发展最优的决策。我们需要做的是坚决执行能够实现整体利益最大化的方案，所以对待高层决策，有异议的要在讨论过程中勇于提出，但是一旦确定了，就要理解高层的决策，坚决的执行下去。
    今天我们从锦联集团的工作方式和方法上分享了十个关键词，我不求大家能够通过一次简单的培训就将我说的这十项都做到全能、做到十全十美，也不求大家能够将每个关键词都做到极致，但是我希望大家能从今天开始，从一项或者几项开始，逐步的提高对自己的要求，更重要的是要将这些工作要求坚持不懈的内化为自己的职业素养。希望通过这样的不断提高，大家也能够站在更高的层面看待问题，期望有一天大家能够极目远眺、一览众山小。

    写在分享会之后：最近正在看脸谱网首席运营官谢丽尔写给女性管理者的书《向前一步》，书中告诉女性要突破自我设限，要更为积极主动，在会议中往桌前坐。培训开始前我仔细观察了大家在座位上的选择，一部分平时就很活跃的人坐到了桌前，更多的人坐在靠后的位置，一部分人在组织者的要求下坐到了桌前。在分享过程中我发现无论是主动还是被动坐到桌前的人都表现得更为积极。所以希望大家从一些小事做起，让自己突破观念上的限制，积极主动，从往桌前坐开始。


                     冯新梅：锦联控股集团管理运营副总监
加入时间：2013/10/18 10:53:00 阅读次数：2001