总第162期2009年2月1日
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三点建议，助你成功开发海外代理/郑洁凝
    受金融危机的影响，货代行业在2009年将面临极为严峻的考验，在这样的形势下，海外代理开发对国内货运企业的生存发展显得尤为重要。
    目前很多国内货运企业对海外代理开拓普遍很看重，但在开拓海外代理的道路上，有些人受益匪浅、收获颇丰，有些人却感到茫然无措、无从下手。那么国内货代企业在开拓海外代理时需要注意哪些问题呢？
    首先，要有掌握外语且懂货代操作的专业人才
    海外代理开发是需要专人、甚至专门的团队来进行的，这是不容置疑的。很多国内货运企业对专业人才的招聘及海外开发团队的建设一筹莫展，要么招聘不到专人去做，要么成本过高请不起专人去做。海外代理开发对综合素质要求比较高，不但需要较高的外语水平，而且要求对整个操作流程的熟悉及控制，而这样的人才目前还是大量缺乏的，所以很多中国的货代企业尚没有专门的海外开发团队，甚至没有专门的外语人才和海外代理沟通，导致海外代理开拓业务无法开展。
    其次， 熟悉目标市场及开发对象国家的特点
    不同区域的国家具有不同的特点，风俗习惯、工作方式及货代市场现状也有很大的差异，通过对海外目标市场的了解，进行有针对性的开发，会达到事半功倍的效果，相反，如果盲目开发，一视同仁，不仅浪费人力物力，而且达不到预期效果。
    和海外代理联系之前，应先了解一下该代理所在国家和中国的时差，了解其工作时间及节假日，比如，大部分中东国家工作时间为周日至周四，所以如果有紧急的事情需要确认最好周四之前联系，否则很可能因为对方休息无法及时回复邮件。另外，国外假期相对较多，最好先了解下对方是否在度假，避免因为假期联系不到代理而带来麻烦和损失。
    最后， 邮件沟通，提高和海外代理的沟通效率
    邮件是国际商务往来的重要工具，相对于电话，传真而言，发邮件更省时省力，也更节省成本。因此，开发海外代理时需要良好的邮件沟通技巧。
很多国内货代企业抱怨开发海外代理太难，发的邮件都没有回复，沟通效率很低。究其原因是因为很多国内货代发给海外代理的邮件并不规范，不符合国际商业信函往来的标准。常见的问题总结如下：
    1.    邮件没有标题，或者邮件标题不明确。有的邮件标题就是一个”Hey!”，这样的邮件很可能会被海外代理直接就当作垃圾邮件删掉了，因此邮件标题要明确，最好能吸引收件人的兴趣，且让收件人看到标题就知道你此封邮件的目的。
    2.    邮件内容无头无尾。第一封邮件是很重要的，有些货代联系海外代理的邮件里只是把公司简介粘贴一下就发过去了，海外代理收到这样的邮件，会感到莫名其妙，不知道发邮件的人想干什么。一般来说，第一封邮件需要明确你发邮件的目的，明确公司优势航线，优势业务，对海外代理有什么需求等。货代往来邮件一般以询价居多，如果是询价，那么邮件里需要告诉对方基本的货盘信息，比如， POL，POD，货量，箱型，品名，走货时间，付款方式，具体要求等，这样可以避免双方往返邮件询问货物信息，从而可以缩短前期邮件往复的次数，提高沟通效率，且可以体现贵司人员的职业水准和专业程度，为双方合作打下良好的基础。另外，即使海外代理的报价暂时无法满足您的需求，也要及时回复邮件告知海外代理，以期将来有合作机会，切忌询完价再无回复。
    3.    乱用大写。如果乱用大写，特别是问句或者是抱怨，对方会以为你在对他大喊大叫。
    4.    中国化习惯和表达。举个例子，我们常常用感叹号来引起他人注意，文章中感叹号使用频率也很高，很多中国货代公司写英文邮件时通篇也都是感叹号，这是典型的中国化习惯和表达。事实上，感叹号在英语中使用频率很少，过多的使用感叹号被认为是轻浮或者不成熟的表现。
    5.    使用非企业邮箱发邮件。很多货代公司没有企业邮箱，发邮件时使用的是126，163，hotmail等非企业邮箱，这样给人的感觉是公司实力不够，且这样的邮箱在一些国家遭到屏蔽的可能性也很大，不但和海外代理的沟通效率会大大降低，而且也可能贻误商机。
    6.    使用即时聊天工具谈业务。一些国内货代和海外代理谈业务的时候倾向于使用MSN，Skype，Yahoo等即时聊天工具，而不用邮件，邮件沟通已经是国际商务往来的主要工具，且发生纠纷时邮件往来记录也可以作为证据，而即时聊天工具只是一种和海外代理取得联系的快捷方式，无法代替邮件。比如，货代企业若有呆账坏账收不回来，专业的账款回收机构一般会要求将双方往来邮件打印出来或者转发一份以便了解双方合作的情况，双方邮件往来的日期和内容一目了然，很清晰的就能了解事情的始末。我们可以通过即时聊天工具提醒海外客户查收邮件，或者礼貌性的问好、打招呼，但是具体的业务还是要用邮件沟通。
    7.    急功近利。很多中国货代在和海外代理沟通的第一封邮件就是赤裸裸地向海外代理要货，如果对方暂时没有货物往来便不再联系。海外代理尚不了解贵公司实力如何，是否有好的服务、好的价格，不清楚贵公司信誉度如何，在对贵公司一无所知的情况下，就将货物给你操作的可能性微乎其微。这就需要和代理长期保持联系并维护海外代理，不断的渗透企业服务理念，建立信任关系，才有可能赢得长期合作的机会。永远记得，No pains, No gains.
    8.    邮件不规范。很多国内货代发出去的邮件满篇都是拼写错误，海外客户看了半天也搞不懂是什么意思，而且一封邮件里有好几种字体、好几种颜色，看起来很花哨、很不规范。英文中比较正规的字体是Times New Roman字体，建议养成发邮件前使用拼写检查的良好习惯。
    9.    关于邮件签名。一般来说，稍专业一点的公司都会要求统一的签名档，包括公司logo,自己的名字、职位、电话、传真、邮箱、网址等，不但方便海外客户联系自己，而且也能体现企业的专业水准。自己的联系方式若有变化，只需改一下签名档即可。

    走国际化、开发海外代理将成为未来货代业务发展的主流， 如果国内货代企业想要把握住货代市场发展的脉搏，必然要走海外代理开拓的发展道路，这就需要对海外代理有更加清晰的认识，也需要了解和海外代理交际沟通的思维方式、操作方法。希望上述建议对国内货代企业在开拓海外代理的过程中有所帮助。
加入时间：2009/2/27 13:56:00 阅读次数：1931