总第112期2004年12月31日
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追求简单 文/孙广军
在信息庞杂、速度加快的职场环境,在愈趋复杂与紧凑的工作步调中,很多人经常会感觉到从早忙到晚,但是没有一件事情是完成的,感觉自己一直被工作追着跑。到底在忙些什么呢?
多数情况下,忙乱不是因为工作太多,而是因为没有重点、目标不清楚,所以才让工作变得愈来愈复杂,时间愈来愈不够用。面对这种情况,保持简单是最好的应对原则。
简单来自于清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事、不该做哪些事。目标清楚、掌握重点、做好沟通,是简单工作的不二法门。
问清楚工作的目标与要求,可避免重复作业与减少错误的机会。要知道的不是工作细节的问题,而是要确定大致的方向与优先级。例如,应该先确认好哪些事项,才能开始进行后续的作业;哪些事情应该排在最后,以避免其它流程的变动而必须一再的重做;各项流程之间应如何协调等。只有沿着最佳路径前进,你的工作才会显得简单而高效。
一个人的时间和精力是有限的。把有限的时间和精力投入到重点工作中去,才会得到最好的工作效果。专注重点,不是把事情推给别人或是逃避责任,而是当你焦点集中、很清楚自己该做哪些事情时,自然就能花更少的力气,得到更好的结果。掌握重点,就等于把握工作实质,可以把工作因为可控而变得简单。
工作中要专注于本职工作,懂得拒绝别人,不要让额外的要求扰乱自己的进度。只有你最清楚自己的工作情况,你必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应让别人的额外要求,让自己陷入忙乱的局面。面对额外的要求,必须考虑的是如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且因为你的拖延而影响到其它人?而如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?
拒绝的技巧是非常重要的沟通能力。如果是比较熟识的同事、朋友,或是完全不相识的人,最好是直接了当的说:“抱歉,帮不上忙,”或是“现在真的很忙,抽不出时间。”不要多费唇舌,也不需要解释一堆的理由,只要简单的一两句话就可以。如果是面对客户或是比较不熟识的其它部门同事,就应该采取比较间接委婉的方法。你要考虑的问题是:要如何响应才能维持更好的关系,建立未来合作的基础?这时候的回答不再是“是”与“否”的问题,而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方,而是与对方沟通解决的方法。沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况,而不会无缘无故的一再找上你,请求你的帮忙。
当工作变得简单的时候,你会发现自己对工作充满了热情,充满了信心。“最容易阅读、理解、与回复的信件,最吸引我的注意。”实际上,在我们追求自己简单的同时,也提高了对方高效响应的机率,也就提高了自己成功的机率。简单工作,成就无限。
我们不妨每天问问自己,今天简单了吗?
孙广军:锦程全球订舱公司。
加入时间:2004/12/31 11:08:00
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