总第137期2007年2月15日
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浅论集团法律事务管理 /刘继宏
    【摘要】
    随着中国市场化的大力推进，全球经济的快速互动，中国企业已被置于同国外企业同一市场规则的法律环境中。要缩小与国外企业的差距，中国企业首先要尽快具备与竞争伙伴同等的法律运用力量。防范和化解法律风险，避免“法律陷阱”已成为企业经营管理中面临的重大课题。
    2002年，中国电气业的龙头企业浙江正泰集团与美国通用电气公司商谈一项重大合作项目，谈判非常艰苦，历时一年有余。当正泰的总裁南存辉在接待通用电气CEO来访，以为可以马上签订合作协议时，没想到对方却说“我还不能签字，还需要我们公司的律师最后确认才可以。我公司的所有合同，都必须获得公司法律顾问的同意之后方能签署。”协议签订后，南存辉随即指示设立了自己的法律部门，并把法律部门负责人的地位确定为副总裁级别。确实如此，所有跨国公司都将法律事务工作放到了与财务管理同等重要的位置，道理很简单：财务管理确保商业交易能够产生盈利，而法律审核则保证交易风险与成本能够控制在公司可以接受的底线之上，二者从两个方向促成公司交易行为的理性化，维护着公司的根本利益。
    如何能强化集团的法律事务管理，是本文重点研讨的问题。
    一、走出认识“误区”
    虽然已有越来越多的企业感觉到法律事务工作的重要性，但确实也存在着不少认识“误区”：
    （一）“花瓶论”——认为企业法务工作犹如“花瓶”一样，可有可无。
    （二）“降低效率论”——认为企业法务工作不仅不能创造价值，反而使管理环节与流程变得复杂、繁琐，增加了费用，降低了效率，进而认为法务工作应当取消。
    （三）“唯诉讼论”——认为企业法务无外乎“打几个官司”而已，至于如何化解乃至避免官司的出现，并未考虑。       
    二、公司法律事务管理的总体目标
    （一） 逐步建立和完善科学的法律事务管理制度、公司规章制度及保障其有效执行的监督体系、规范员工经营管理活动和有效控制经营管理权力的责任追究制度；形成事前依法防范、事间依法跟踪、事后依法完善的现代公司法律事务管理方式。
    （二） 建立企业法律风险认识、评估、管理制度。
    1、法律风险的认识。
    企业法律风险是指企业或其股东、负责人所承担的发生潜在经济损失或其他损害的风险，主要包括：（1）经营性损失（收益或利润损失、成本或责任增加等）；（2）民事索赔、判决或裁决（包括诉讼及和解费用）；（3）行政或刑事处罚或制裁；（4）企业资产（包括有形和无形财产）受损；（5）商誉受损等。
    造成上述损失或损害的原因主要有：（1）企业违反相关法律；（2）企业侵犯第三方合法权益；（3）企业未履行其合同义务；（4）企业未采取有效措施以获得、保护或行使其合法权益等。
2、定期对公司的法律风险进行评估、预测，并及时采取预防和补救措施。
3、就以下事项制定管理制度并严格执行：（1）防止违规方面的管理；（2）合同管理及国内和国际商业活动管理；（3）知识产权管理；（4）索赔及诉讼案件管理；（5）公司治理和公司董事会秘书管理；（6）环保和安全生产管理；（7）劳动法律关系管理；（8）企业投资、资产出售、并购和重组等。
    三、具体步骤
    根据前几年经验和教训，按照公司的总体要求，制订科学的法律事务管理规划和步骤：
    （一）准备阶段：又称“基础建设阶段”和“规章制度完善阶段”，此阶段的工作重点：
    1、侧重于制订法律事务管理规划和普法教育规划，建立相应的工作制度，单设法律事务管理机构，配齐法律事务工作人员，在各下属公司配备一名专职或兼职法律事务工作人员，从而形成合理完备科学的法务工作网络体系，建立和完善法律事务管理机构自身的各项工作制度。
    2、建立健全公司规章制度体系。
    （二）提高阶段，即“合同管理提高阶段”和“规范生产经营管理活动阶段”，此阶段工作重点：
    1、严格按照公司制定的《合同管理规定》，提升在合同审查会签时，“问（合同背景）、看（合同条款）、堵（合同漏洞）、核（合同标的）”的审核效果；加强对合同履行的监督，提高对合同的法律风险防控能力和水平。
    2、应针对经营管理活动中的不合理、不规范、不顺畅的顽疾，主动配合各级管理层理顺关系、制定制度、完善机制、明确权责，确实把法务工作向纵深辐射；坚持有计划、有重点地组织实施专项法律事务管理工作和系列活动，提高公司法律事务管理的整体水平。
    （三）总结阶段：即“检查总结提高阶段”,此阶段工作重点是总结前两阶段的工作成果，对不完善不到位之处，进行“补课”。
    四、具体措施
    （一） 健全组织建设
    1、加快法律事务管理工作机构和队伍建设。
    设立专职的法律事务管理部门，对公司负责人负责。在各下属公司配备一名专职或兼职法务人员，由公司法律事务部和下属公司负责人双重领导。 作好公司法务人员岗位设置、人员配备、培训考核工作。
    2、建立公司法律事务管理工作制度和完善法律事务管理框架。
    公司法律事务管理工作要按照规划要求，全面规范公司法律事务，以构建公司的法律事务管理框架制度。公司法务人员要全过程参与公司的规章制度建设、重大经营管理决策、合同签审、经营纠纷处理等涉法活动；负责解答公司经营与管理各环节中的种种法律问题。
    （二） 健全公司规章制度体系
    结合公司发展规划制定出公司的规章制度完善计划，强化规章制度的建立、健全与完善，并保障其执行。制定规章制度管理办法和实施计划；清理老规章；进行规章制度汇编，完善公司规章制度；严格对公司规章制度的执行和监督。    
（三） 制定并实施普法宣传规划
根据国家普法要求，结合公司实际情况和需要，制定普法规划和实施计划。
（四） 进一步强化合同管理
    1、进一步健全合同管理制度、提升合同管理水平。合同由法律事务管理机构归口管理，公司各级业务机构中均应配备具有较高法律素质和业务水平的专兼职合同管理人员，具体负责合同管理的日常工作。
    2、规范招投标管理。公司要严格按照法律的规定，建立严格的招投标管理制度和程序，从源头上遏制腐败和侵害公司利益的行为发生。
    3、针对公司及各下属公司的各种可能发生法律纠纷的业务经营行为，法律部门应提前介入、全程参与，抓好合同的审核与监督，做好事前防范工作，尽力避免纠纷或案件的发生，做到即使发生纠纷或案件，也必须在事实和法律方面有利于公司取得或维护其合法权益。
    （五） 加强案件管理
    1、制定本公司的案件管理规定。按照公司制定的制度，坚持案件及时上报制度和案件统计制度，实行案件过错责任追究制度，将案件管理纳入年度目标考核，对隐案不报或严重失职，致使公司权益受损的直接责任人严肃处理，绝不姑息，以求将案件管理纳入一个规范化管理轨道。
    2、强化案件管理实效。案件处理能力和相应的管理水平会给企业经济利益带来直接的影响。对公司及下属公司的各类案件，由公司法律事务管理部门归口管理，各相关部门要通力合作，对案件的证据资料收集、分析和应诉提供必要的业务支持。
    3、完善案件等法律事务处理流程。可分为接收程序、调查程序、处理程序、归档程序、总结反馈程序，
    4、集体讨论：经办人及委托的专职律师应对有关事实进行详细分析，向法律事务部负责人口头报告初步处理意贝。部门负责人在收到该意见后，应组织集体讨论，形成集体讨论意见。
    5、反馈意见和补充调查、收集资料：法律事务部及委托的律师经集体讨论并形成集体意见后，经办人应将该意见及时反馈给当事单位，并可要求当事单位进一步说明情况、提供证据，同时应依据法律事务的具体情况进行补充调查。
    6、进行处理：经办责任人及委托的律师在全面掌握有关事实和法律规定的同时，着手处理法律事务。处理过程中，可随时要求当事单位配合。
    7、形成书面意见：经办责任人及委托的律师对法律事务进行处理的同时，应就法律事务的事实和法律适用形成书面意见，如诉状、答辩状、代理词、法律意见书、报告等。
    8、签署书面意见并上报或提交：所有书面文件在正式上报或提交有关第三方（包括司法机关、行政机关和其他部门）以前，必须经法律事务部负责人审阅。
    9、案卷整理和归档：法律事务处理完毕后，经办责任人应全面收集有关资料，进行整理并归档。
    10、每一件法律事务处理完毕，必须在一周内进行总结，提出书面结案报告，分析发生原因及责任追究或分担，并视情况提出纠正和预防措施，报公司领导批准后实行。
    （六） 建立健全监督监察机制，加大规章制度执行力度
1、建立法制监督监察机制。监察机构成员以公司法务人员、审计人员为主。
2、严格执行责任追究制度。
（七） 积极维护公司合法权益，增强维权意识，进一步加强诉讼案件、纠纷事件上报制度， 主动作好起诉、应诉和非诉调解工作。
    注重知识产权保护工作，清理公司（包括下属公司）所拥有的商标、专利、文字作品、计算机软件、商业秘密等知识产权。对所拥有的知识产权，该申报的一定要及时申报，发现侵权的一定要主动采取法律手段。
    （八） 拓展法律服务的领域，进一步提升法律服务水平
另外，公司领导要注意充分调动法律服务人员的工作积极性，在活动经费保障、工作条件、职称待遇等方面给予关心，同时要加强对公司法律事务人员的工作考核。法律事务人员要积极努力提高自身的法律素质、业务水平，履行工作职责，充分发挥职能作用，为维护公司经营权益，防控公司法律风险做出贡献。
加入时间：2007/4/12 9:59:00 阅读次数：1325