总第129期2006年5月31日
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办公室心得之提高办公效率 文/张海瑛
保证工作效率的最佳方法就是:专注。曾有人说:聚精会神工作的女人是最美的;当然也是效率最高的。
刚参加工作的时候有过这样的经历,一下班就诉苦,说自己每天从一进公司门就开始忙个不停,一会儿干这,一会儿干那,忙得晕头转向……每天忙忙碌碌,却老是忙而无功;感觉付出很多,却总是得不到老板的满意;没有一刻空闲,到总结时却说不出自己做出的成绩。工作多年以后,这种现象慢慢少了……回头看看走过的路,不是那时的我工作不努力,而是太需要掌握正确的方法提高工作效率。
习武之人讲十年磨一剑,工作十年我也磨出了自己的三两条:
在单位每天我所要处理的工作,仔细想来无非有两种,一是事务型的一是思考型的,所以把所要做的工作划分,区别对待,效果来了——绝对是事半功倍的。
事务型的工作不用太动脑子,只要按照熟悉的流程或程序做下去就可以,而且不怕被干扰和中断,什么收发E-mail、做工作报表等等,这些例行公事、性质相近的事情可以集中在同一个时间段来处理,即使在精神状态不佳的情况下也能完成。而对于那些需要集中精力、一气呵成的思考型工作,则要谨慎对待,在做之前要进行充分的思考,不停地想,苦思之后方有灵感闪现,这时就得要安排精力旺盛、思路敏捷,而且不易被干扰的时间段集中去做。
当我正专注于手头的工作时,突然被叫去做一些不太重要的事情,或者打份文件、或者加个标头、或者做个表格……如果放下手头的工作,那么思绪就被打乱,有可能要重新再来,工作效率显然就不会高,这时的妙计就是“先扫自己门前雪,再管他人瓦上霜”!否则,整天纠缠于帮别人处理事情当中,非但自己的工作完成不了,还有可能出力不讨好。当然在说“No”的技巧上,可以采取婉转、迂回的方式,避免直接拒绝。
一些好习惯的养成,常常有助于工作效率的提高。情绪好坏往往会影响到工作状态,尽量不把自己一些不好的情绪带进工作里,当然谁也不可避免遭遇气愤、低落的时刻,但要学会控制。女人能够管理自己的情绪了,也就意味着在走向成熟。
尽管我们常说“慢功出细活”,可现今的时代可由不得我们,效率总是与工作业绩、奖金,甚至晋升挂钩,每天费费心思琢磨的就应该是如何提高工作效率。
今天,你的工作效率怎样?!
加入时间:2006/6/16 12:16:00
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